איך עושים הודעה אוטומטית בווטסאפ? המדריך שיהפוך לכם את החיים לפשוטים

כשהמשרד שלכם הוא גם הסלון (או לפחות חדר עבודה בבית), וכאשר טלפון העבודה הוא גם הטלפון האישי, הגבולות בין זמן עבודה לשעות הפנאי עשויים להיות מטושטשים מאוד. רבים מאיתנו שעובדים מהבית מכירים את התסריט הזה: אתם באמצע ארוחת ערב עם המשפחה, או סוף סוף יושבים להירגע אחרי יום עבודה ארוך מול איזה סרט, ואז הטלפון שלכם מתריע ואתם מקבלים הודעת וואטסאפ מלקוח קיים או פוטנציאלי. "זה כלום. בקשר לעבודה", אתם אומרים למי ששואל בפליאה, וממהרים לחשוב מה בדיוק לעשות: האם אתם עונים? מתעלמים מההודעה לגמרי? או חוזרים אליה בזמן יותר מקובל?

האמת היא שאין תשובה חד משמעית לסוגיה הזו, שעשויה להיות נוכחת מאוד במקרה של עבודה מהבית: אחרי הכול, הלקוחות שלכם לא תמיד יודעים מתי בדיוק אתם זמינים או מתי כדאי ליצור איתכם קשר. בניגוד לחנות פיזית עם שעות פתיחה ברורות, בה מחוץ לשעות הפעילות הלקוחות ייתקלו בדלת סגורה, עסק ביתי יכול להיתפס כזמין תמיד: הרי הטלפון איתכם, והווטסאפ מראה שראיתם את ההודעה. התוצאה? לקוחות שולחים הודעות בשעות הערב או אפילו הלילה, בשישי אחר הצהריים, או בימי חופשה, ואתם נקלעים למצב לא נוח: להיראות לא מקצועיים או לוותר על הזמן האישי שלכם.

למזלכם, ווטסאפ מציעה פתרון חכם שלא כל בעלי העסקים ונותני השירותים משתמשים בו: הודעות אוטומטיות. בואו נסביר איך להשתמש בהן נכון, ולה בדיוק הן יכולות להיות כלי יעיל מאוד לניהול הזמן והגבולות שלכם.

למה כדאי להגדיר הודעות אוטומטיות בוואטסאפ?

הצבת גבולות מקצועיים ללקוחות

הודעה אוטומטית בוואטסאפ, כנובע משמה, היא תגובה מיידית ומוכנה מראש שנשלחת אוטומטית ללקוחות, בדרך כלל כשאתם לא יכולים (או רוצים) לענות. כבר מעצם ההגדרה, אפשר להצביע על יתרון חשוב מאוד: יצירת הודעה אוטומטמית בוואטסאפ היא הדרך המנומסת והמקצועית ביותר להגדיר גבולות. במקום להתעלם מהודעות או לענות בעצבנות, אתם למעשה אומרים ללקוח: "קיבלתי את ההודעה שלך, אני מעריך את פנייתך ואחזור אליך בזמן המתאים". זה שומר על מערכת היחסים העסקית התקינה, תוך כיבוד הזמן האישי שלכם.

הלקוחות בדרך כלל מבינים ומכבדים גבולות, אבל הם צריכים לדעת שהם קיימים. הודעה אוטומטית מבהירה בצורה ברורה ונעימה מתי אתם זמינים, מה שמונע אכזבות או ציפיות לא ריאליות.

יצירת הפרדה בריאה בין עבודה לחיים האישיים

אחד האתגרים הגדולים של עבודה מהבית הוא השמירה על איזון בין העבודה לחיים האישיים. כשאין הפרדה פיזית, קל מאוד להישאר במצב של "תמיד בעבודה". הודעות אוטומטיות עוזרות ליצור הפרדה, שהיא חשובה גם עבורכם במישור הנפשי. הודעות מהסוג הזה מסמנות לכם, ולא רק ללקוחות, שזה זמן הפסקה.

כשאתם יודעים שכל פניה מקבלת מענה אוטומטי שאתם ניסחתם מראש, קל יותר להניח את הטלפון בצד, להרגיע את המצפון העסקי שלכם וליהנות מהזמן עם המשפחה או מהתחביבים שלכם, בלי תחושת אשמה.

מתן מידע שימושי שחוסך זמן

הודעה אוטומטית לא חייבת להיות רק טקסט גנרי בסגנון של "אני לא זמין כרגע". היא יכולה להיות כלי שיווקי ותקשורתי חכם שחוסך לכם זמן יקר, והרי ידוע שזמן הוא אחד המשאבים החשובים ביותר של מי שעובד מהבית. ההודעות האוטומטיות גם מאפשרות להפיק את המקסימום מכל פנייה, גם אם אתם לא יכולים לענות לה באותו רגע. 

בין השאר, הודעות אוטומטיות בוואטסאפ יכולות לכלול מידע חשוב כמו:

• שעות הפעילות המדויקות שלכם – כך הלקוחות יודעים מתי לצפות לתשובה, או אם תרצו: מתי זה לגיטימי יותר לפנות
• לינק לאתר או לקטלוג – לקוחות יכולים לעיין במוצרים או בשירותים בינתיים, עד שתהיו זמינים. במקרה של חנות אינטרנטית, הודעה כזו יכולה להיות שווה הרבה מאוד כסף
• תשובות לשאלות נפוצות – כמו פרטי משלוח, מחירון בסיסי, או מיקום העסק
• דרכי התקשרות חלופיות – למקרי חירום או בעיות דחופות. רלוונטי בעיקר בעסקים שעשויים להיות זמינים סביב השעון ובזמני חירום, כמו וטרינרים, אינסטלטורים וכן הלאה
• עדכונים על מבצעים – מדי פעם תוכלו להוסיף מידע על מבצע מיוחד או שירות חדש, מה שהופך את ההודעה לכלי שיווקי יעיל עוד יותר

במילים אחרות: במקום שהלקוח יחכה בחוסר מעש לחזרה שלכם או יעדיף את נותן השירות הבא, הוא יקבל ערך מיידי. העסק שלכם ייראה מקצועי ומאורגן, ואתם יכולים לקבל רווח – אפילו כלכלי – שלא חשבתם עליו.

איך לשלוח הודעה אוטומטית בוואטסאפ? המדריך המפורט

יש מספר דרכים להגדיר הודעות אוטומטיות בווטסאפ, תלוי בסוג החשבון שלכם ובצרכים הספציפיים. חשוב לציין שרוב הפתרונות כאן מיועדים לוואטסאפ עסקי (WhatsApp Business), שמומלצת בכל מקרה עבור מי שמשתמש בתוכנה לצרכים עסקיים – בין אם הוא עובד מהבית ובין אם לא. בגדול, זוהי אפליקציה חינמית לעסקים קטנים או בינוניים, שמאפשרת ליצור פרופיל עסקי רשמי (עם שם, תיאור, לוגו, הפניה לאתר האינטרנט, שעות פעילות, כתובת ועוד), להכין קטלוג מוצרים, למיין ולסווג הודעות ושולחים בדרכים שונות, וכמובן שגם לשלוח הודעות אוטומטיות.

הודעת פתיחה בוואטסאפ

הודעת פתיחה לעסק, בעזרת WhatsaApp Business, היא הודעה שנשלחת ללקוחות כשהם שולחים אליכם הודעה בפעם הראשונה, או אחרי מצבים של 14 ימים בחוסר פעילות. את האפשרות הזו תמצאו בתפריט "כלים" של הוואטסאפ העסקי, בחלק השמאלי התחתון של המסך (בגרסה העברית). שם תמצאו את  תת התפריט "ארגון הצ'אטים", ובתוכו "הודעת פתיחה".

לאחר שאתם מפעילים את האפשרות, אתם יכולים לנסח הודעה משלכם או להשתמש בברירת המחדל של האפליקציה: "תודה שיצרת קשר עם (השם שלכם)! איך אפשר לעזור?". ניתן להשתמש בטקסט הקצר הזה לצרכים שיווקיים, למשל, להסביר בכמה מילים על השירות או לנסות לשכנע את הפונה שהיה כדאי ליצור קשר דווקא איתכם. 

לאחר מכן, תוכלו להגדיר את הנמענים:

• כולם
• ללא אנשי קשר
• לכולם חוץ מ… – ההודעה תישלח לכל מי שפונה אליכם, למעט אילו שהגדרתם כאן  
• שליחה רק ל… – ההודעה תישלח רק לאנשי קשר שהגדרתם, אפשרות שתהיה מן הסתם פחות רלוונטית במקרה של פניות חדשות אליכם

לאחר מכן לוחצים על "שמירה", וזהו! הודעת הפתיחה שלכם נוצרה בלא יותר מאשר כמה שניות.

הודעת "העסק סגור כרגע" – מענה אוטומטי בעת היעדרות

זוכרים את ההודעות האלה שמגיעות אליכם מחוץ לשעות הפעילות (הרשמיות או שלא), ולפי חוק מרפי – לפעמים גם בזמנים הכי לא מתאימים? החדשות הטובות הן שבוואטסאפ העסקי יש אפשרות להתמודד גם עם זה, בעזרת הודעת "העסק סגור כרגע" שנמצאת גם היא תחת "ארגון הצ'אטים" שב"כלים".

המטרה של ההודעה הזו היא לספק מענה אוטומטי בעת היעדרות, או בזמנים שאתם לא מעוניינים שיפנו אליכם. לאחר הפעלת האפשרות וניסוח ההודעה (ברירת המחדל הלא רעה הפעם: "תודה על פנייתך. איננו זמינים כעת, אך נשיב לך ברגע שנוכל"). בחלק גדול מהמקרים, מומלץ להגדיר כבר במהלך ההודעה הזו מהן בעצם שעות הפעילות, כדי לחסוך שאלות נוספות.

השלב הבא הוא להגדיר את תזמון שליחת ההודעה:

• תמיד – מעולה לעסקים או לנותני שירותים שלא מעוניינים לתקשר עם לקוחות, מסיבות שונות ולעיתים משונות
• תזמון מותאם אישית, בו אתם מגדירים את היום הספציפי, שעת ההתחלה והסיום. אם אתם בחופשה, למשל, תוכלו לתזמן את ההודעה לזמנים בהם אתם לא תהיו זמינים
• מחוץ לשעות הפעילות – אפשרות שתהיה זמינה רק לאחר שתגדירו את שעות הפעילות הרשמיות שלכם דרך WhatsApp Business (מה שמומלץ לעשות בכל מקרה).

לאחר מכן, מגדירים את הנמענים באופן דומה לזה של הודעת הפתיחה ושומרים את השינויים.

לא הבנתם? כאן תוכלו לקרוא איך מגדירים הודעות העסק סגור כרגע.

תגובות מהירות

הפיצ'ר הבא שמציע הוואטסאפ העסקי הוא אמנם לא אוטומטי לחלוטין, אבל הוא בהחלט יחסוך לכם זמן ולפעמים גם כאבי ראש. תגובות מהירות הן כלי שמאפשר לכם לעשות שימוש חוזר בהודעות נפוצות. העיקרון הוא שאתם מגדירים הודעה קבועה כלשהי, ומפעילים אותה בהקלדה של צירוף שהגדרתם מראש. אתם יכולים למשל תחת הצירוף "תודה" לכתוב טקסט בסגנון "שמחנו לשרת אתכם! מצפים לעבוד איתכם שוב בקרוב". בכל פעם שנרצה את הצירוף הזה, נקליד בצ'אט '/' או נקיש על "צירוף" ונבחר באפשרות של "תגובות מהירות".

אתם יכולים לשמור עד 50 תגובות מהירות, ואפילו לצרף אליהן תמונות וסרטונים (רק דרך הסלולר, ולא בגרסה לדסקטופ או ב-WEB). מה שמדליק הוא שוואטסאפ מנסחת מראש תגובות מהירות על פי המידע שבפרופיל העסקי שלכם, לרבות סוג העסק והשירותים, הכתובת ושעות הפתיחה, ולכן מומלץ מאוד להגדיר אותם בצורה מדויקת. 

טיפים ליצירת הודעות אוטומטיות בוואטסאפ

✅נסו להיות קצרים וענייניים – אנשים לא רוצים לקרוא רומן, הם רוצים לדעת איך אפשר להשיג אתכם ומתי תחזרו אליהם

✅ הוסיפו נגיעה אישית – משפט חם ומזמין עדיף על הודעה יבשה ופורמלית. כמובן שלא כדאי להגזים, כי זה לא המקום למשחקי לשון או לבדיחות אבא

✅ ציינו את השירותים שלכם או דרכים ישירות לבצע פעולות, נניח קנייה דרך האתר 

✅ עדכנו בהתאם לצורך – אם אתם בחופשה, הזכירו זאת. אם משהו דחוף קרה, התאימו את ההודעה כדי שיוכלו ליצור איתכם קשר בכל מקרה

✅ תנו אלטרנטיבה – לפחות למקרי חירום, ספקו דרך חלופית ליצירת קשר ("במקרים דחופים, צרו קשר עם…")

✅ בדקו איות ותחביר – הודעות אוטומטיות ב-Whatsapp נשמעות אמנם פונקציונליות, אבל יכול להיות להן ערך שיווקי. הודעות עם שגיאות משדרות חוסר מקצועיות, ולכן חשוב לעבור היטב על המלל לפני שאתם שומרים את ההודעה

הערה חשובה: אל תגזימו עם האוטומציה! גם אם הודעות אוטומטיות הן נוחות ויעילות, אל תשכחו שהלקוחות מחפשים גם מגע אנושי (בטח בעידן ה-AI והבוטים של הבינה המלאכותית). נסו להשתמש בהודעות אוטומטיות בחוכמה, בלי להפוך את התקשורת לאוטומטית. כשאתם כן זמינים, נסו לענות בצורה אישית, במקצועיות ובחום. איזון מהסוג הזה יכול להיות המפתח לשביעות רצון של הלקוחות.

שילוב הודעות אוטומטיות בשיווק הדיגיטלי

שימו לב איך הלקוחות מגיבים להודעות האוטומטיות, אם בכלל. האם הם מבינים את המסר? האם הם ממשיכים לשלוח הודעות נוספות בציפייה לתשובה? אם כן, אולי כדאי לנסח את ההודעה מחדש בצורה ברורה יותר.

אתם יכולים גם לשלב את ההודעות עם כלים נוספים, שזמינים דרך הוואסטאפ העסקי או דרך תוספים שונים. חשוב לשבת קצת על הפרופיל ולנסח את תיאור העסק, שעות הפעילות, קטלוג המוצרים וכן הלאה. אתם יכולים לעלות סטטוסים בוואטסאפ, שזמינים למשך 24 שעות. 

אם יש לכם אפיקי תקשורת אחרים, כמו אתר אינטרנט, תוכלו ליצור קישורים לחיצים לוואטסאפ דרכם או אפילו לאפשר פנייה של הלקוחות עם נוסח הודעה מוגדר מראש דרך WhatsApp Me – קישור שגם מאפשר לפתוח צ'אט וואטספ עם אדם או עסק בלחיצת כפתור, בלי שיש צורך לשמור את מספר הטלפון שלו ברשימת אנשי הקשר.

בסופו של דבר, הודעות אוטומטיות בוואטסאפ הן לא רק כלי יעיל לניהול העסק, אלא גם ביטוי לכבוד: כבוד לזמן שלכם, כבוד ללקוחות שלכם, וכבוד למקצועיות שלכם. כשמשתמשים בהן נכון, הן יוצרות מצב win-win: אתם שומרים על האיזון בין העבודה לחיים האישיים, והלקוחות מקבלים שירות עקבי ומכבד.אז אם עדיין לא הגדרתם הודעה אוטומטית – זה הזמן. זה לוקח כמה דקות, וההשפעה על איכות החיים שלכם יכולה להיות משמעותית. בהצלחה!